Teil 3 unserer Serie zur Abschlussprüfung: Die Projektdurchführung und -dokumentation. Hierbei konzentrieren wir uns auf einige wenige Punkte, hier gibt’s sowas wie eine „Gebrauchsanleitung“ nicht – dafür hängt viel zuviel vom gewählten Projekt und allen damit verbundenen Umgebungsvariablen ab.
Bis hierher solltet ihr alle Vorbereitungen für den Start in euer Projekt abgeschlossen haben: Ihr habt ein Projekt vor Augen, ihr habt es erfolgreich beim Prüfungsausschuss vorgelegt. Der Tag des Projektbeginns liegt vor euch und ihr steckt in den Startlächern und wollt endlich loslegen.
Herzlichen Glückwunsch, das ist schonmal viel wert.
Was nun kommt ist oft vergleichbar mit dem Job, den ihr aufnehmen werdet, wenn eure Ausbildung abgeschlossen ist: Technisch raffinierte Dinge umsetzen und, ja, dokumentieren, was ihr getan habt.
Direkt vorneweg: Ja, es ist wichtig, dass ihr euer Projekt halbwegs planmäßig durchführt – dies beweist die Sinnhaftigkeit und meistens auch die Durchführung eure Planungsphase. Ungleich wichtiger, weil öffentlicher, ist aber die Dokumentation.
Wie bereits im zweiten Teil der Serie angedeutet ist es sehr unwahrscheinlich, dass wir euch bei der Durchführung über die Schulter schauen werden. Ob ihr also nach einer Fehlkonfiguration einer virtuellen Maschine zehn Minuten investiert, um diese aus einem Snapshot auf einen benutzbaren Stand zurückzuführen, oder ob ihr für die Neuinstallation der VM das Wochenende opfern müsst, weil ihr vergessen habt, einen Snapshot anzulegen, können wir nicht prüfen, wenn ihr uns keinen Hinweis darauf gebt.
Wir können „nur“ prüfen, was davon ihr zu Papier bringt. Wenn es also besser in eure Zeitplanung und damit letztlich in den Soll-Ist-Vergleich passt, dass ihr sehr wohl einen Snapshot hattet, dann hattet ihr auch einen. Punkt.
Hier müsst ihr dann vor allem darauf achten, dass ihr euch nicht selbst im Weg steht, wenn ihr das dokumentiert, dass ihr eurem Prüfungsausschuss also keinen Anlass gebt, an der Realitätsnähe der Dokumentation zu zweifeln:
• Eure Zeitplanung muss zu den Daten in Screenshots passen.
• Rechnungen, Bestellungen, Gesprächsprotokolle etc. verfügen in der Regel über Datumsangaben – diese werden wir mit eurer Planung vergleichen.
Es gibt unzählige Formalkriterien für eure Dokumentation, jenen, die im Leitfaden vermerkt sind (Umfang, Schriftgröße, Rechtschreibung etc) und jenen, die dort nicht explizit „erklärt“ werden:
• ein Gesprächsprotokoll folgt eigenen Regeln,
• Übergabe- und ein Abnahmeprotokoll sind zwei verschiedene Dinge,
• das Anlegen eines Quellenverzeichnisses ist mehr oder weniger definiert
und so weiter.
Ihr solltet hier sehr intensiv darauf achten, möglichst vielen dieser Formalkriterien zu entsprechen. Das erleichtert uns insgesamt die Lesbarkeit und euch bewahrt es vor vermeidbaren Abzügen.
Für euer Projekt gibt’s natürlich auch einen ganzen Zoo an Kriterien – diese sind aber eher „weich“ und lassen sehr viel mehr Raum für Intepretationen. Dazu zählen naheligende Dinge wie „ihr tut euch selbst einen Gefallen, wenn ihr euer Projekt nach der Vier-Phasen-Projektmanagementmethode durchführt“ (die entspricht mehr oder weniger der erwarteten Form der Dokumentation und ist eine leicht nachvollziehbare Methode) aber auch für euch weniger griffige wie „die Komplexität hat dem Ausbildungsberuf zu genügen“ – die Beurteilungen können hier sehr unterschiedlich ausfallen. Diesen Anforderungen im Einzelnen zu genügen kann schwierig sein und ab und zu widersprechen sie einander – abhängig vom Projekt, dass ihr durchführt. Konzentriert euch, wenn ihr wählen müsst, auf die Kriterien der Dokumentation.
Zur Laufzeit des Projekts solltet ihr zahlreiche Teile der Dokumentation mindestens mal vorbereiten – macht möglichst viele Screenshots und Fotos eurer Tätigkeit, hebt alle Dokumente, die im Projektverlauf anfallen, sorgfältig auf. Sehr empfehlenswert ist auch die stichprobenartige parallele Dokumentation – es wirkt sehr viel authentischer, wenn ihr die Planungsphase dokumentiert habt, bevor ihr mit der Durchführung beginnt.
Eure Dokumentation sollte möglichst umfangreich eure tatsächlichen Tätigkeiten im Projektverlauf wiedergeben. Dichtet nichts dazu, weil’s gut klingt, beschreibt nicht die Tätigkeiten, die ihr delegiert habt (beschreibt vielmehr die Delegation dieser Tätigkeiten). Prüfungsausschüsse haben eine Nase für Logikfehler in eurer Dokumentation und werden diese zum Anlass nehmen, eurer Projektdurchführung und damit eurer Dokumentation zu misstrauen.
Zu guter Letzt noch ein druckfrischer Hinweis aus der IHK Berlin: Die Verwendung von LLM und/oder KI in irgendeiner anderen Form der Dokumentationserstellung ist ein Täuschungsversuch.
Dies ist konsequent zu unterlassen.
Das im Leitfaden hinterlegte „Regelwerk“ zur Dokumentation ist aber, eigentlich, hinreichend ausführlich, die Darstellungen dort machen die Verwendung solcher Werkzeuge weitgehend obsolet.
Kurzum: Es gibt keine Abkürzungen in diesem Teil der Abschlussprüfung. Die Dokumentation ist ein ernstzunehmendes, handwerkliches Ergebnis eurer Arbeit und ihr solltet ihr die entsprechende Sorgfalt zugestehen. Dass sie eure größte Quelle für Punkte in der Abschlussprüfung ist, ist euch sicherlich schon selbst aufgefallen. Ihr größter Pfand ist allerdings ein anderer: Ihr könnt dieses Dokument komplett und vollständig in einem Umfeld anlegen, dass ihr euch selbst aussucht – am Arbeitsplatz, Daheim, im Urlaub. Damit könnt ihr natürlich so lange daran arbeiten und es endlos oft von Dritten auf Fehler überprüfen lassen, wie ihr mögt.
Gut, an dieser Stelle sei der Teil zunächst mal abgeschlossen.
Viel Erfolg bei der Durchführung eures Projekts.
Wie üblich werden hier Dinge fehlen, andere Prüfer*innen werden andere Ansichten oder Tipps und Tricks haben und Projektdurchführende werden ganz andere Fragen haben, die hier nicht beantwortet wurden – diskutiert das gerne hier drunter oder auf unseren Social Media Kanälen mit uns: Facebook oder LinkedIn.
Ansonsten noch die Werbung in eigener Sache: Diese und sehr viel mehr Tipps aus dem Alltag von Prüfer*innen, konkrete Hinweise für das von euch geplante Projekt und die von euch angefertigte Projektdokumentation könnt ihr auf brunobooking.de bestellen. Außerdem gibt’s dort auch spannende Kurse zum Projektmangement – wo wir sehr spezifisch auf die Anforderungen der Abschlussprüfung eingehen. .
Im Verlauf der kommenden Wochen werden hier weitere Trivia veröffentlicht:
Teil 4: Die Präsentation
Teil 5: Das Fachgespräch
Teil 6: Nach der Prüfung: Einsichtnahme & Widerspruch
Rückblick:
Fabelwesen „Abschlussprüfung“ – Ein Überblick in sechs Akten
Teil 1: Der Projektantrag
Teil 2: Das Abschlussprojekt